HSE管理体系认证审核——不符合项的确定与不符合报告的编写

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审核组收集到审核证据以后，要对全部证据进行评审。一方面用以确定受审核方的HSE管理体系符合审核准则的方面。另一方面，对于不符合审核准则的证据更要进行认真分析，以确定体系存在的主要问题。对于这两个方面的问题，应在审核报告中进行充分的描述，以便对体系的实施效果作出评价。

下面将重点讨论有关不符合的形成、不符合性质的判定和不符合报告等问题。

1．不符合

HSE管理体系审核中的不符合是指那些违背审核准则的审核发现。审核准则通常可包括三方面的内容：

（1）SY/T6276—1997管理体系标准。

（2）受审核方的HSE管理体系文件（包括手册、程序文件和支持性文件）。

（3）适用于受审核方的与HSE有关法律、法规及其他要求。

上述审核准则中，SY/T6276—1997是审核员判断是否符合要求的基本准则。

2．不符合项的确定

1）必须以客观事实为基础

判定不符合必须以客观事实为基础，客观事实不能掺杂任何个人的主观考虑，也不能掺杂“推理”、“假设”或“想当然”的成分，客观证据包括：

（1）在文件、记录审阅以及现场观察中发现的客观事实。现场审核发现的不符合事实应请受审核方陪同人员确认。

（2）现场审核中受审核人员对审核员所提问题的回答，也可成为客观证据。对于通过面谈取得的信息，应当通过其他事实得以证实，避免受审核人员情绪紧张或口误造成回答失误，导致错判。例如：受审核人员不了解本身的职责，需更进一步核实的是受审者是否履行本人的职责。又如，受审核者说“所有目标指标已完成”，确切的证据应是涉及完成的记录和可见的有形证据。

2）必须以审核准则为依据

判定不符合时，一定要以审核准则为依据。不能够以审核员个人的任何意见、观点作依据。也就是说审核员开具的不符合项必须在审核准则中明确地找到所不符合的条款。

3）分析所有不符合原因，找出体系缺陷

HSE管理体系审核是一种体系审核，目的是判定受审核方的HSE管理体系是否符合标准的要求。所以审核员不能仅满足于发现个别的不符合现象，还应对这些现象进行追踪和分析，以找出体系上存在的问题。这也是正确判定不符合意图。

4）审核组内相互沟通，统一意见

HSE管理体系中存在问题往往不是孤立的，常常存在某些联系。所以在形成不符合前，需要审核组成员充分讨论，交流情况，互相补充印证。这样才有利于发现受审核方体系中的问题。另一方面，审核组成员的充分讨论也有助于更准确、更全面地作出判断，避免由于审核员个人收集信息的局限所带来的片面性。审核发现最终是否形成不符合，由审核组长确定。

5）与审核方共同确认审核发现的事实

审核组应当与受审核方共同确认不符合的事实依据，审核员在现场审核的时间毕竟有限，所发现的事实有可能只是问题的一个侧面，所以要在形成不符合项前与受审核方共同确认这些事实。同时要听到受审核方对不符合判定的意见，以便查清楚造成问题的根本原因，这也有利于修正错误。

如果受审核方提出补充证据，证明审核员对不符合陈述有误，审核员经过补充调查核准，应勇于修正错误。

在其他情况下，当双方有争执时，审核方则应尽量耐心说服受审核方，并强调审核是针对体系而不是针对个人。

按照上述原则，对审核中收集的客观证据进行归纳、分析、比照约定的审核准则，即可确定不符合项，通常不符合项有以下几种情形：

（1）体系性不符合——HSE管理体系文件没有完全达到SY/T6276—1997标准的要求，即文件的规定不符合标准；

（2）实施性不符合——HSE管理体系实施未按文件规定执行，即运行实施不符合文件规定；

（3）效果性不符合——体系运行效果未达到计划的目标、指标，即效果不符合所建立的目标；

（4）法律性不符合——体系运行的HSE行为未达到HSE法律、法规和其他要求的规定，即HSE行为不符合法规要求。

3．不符合性质的判定

根据审核结果与审核准则相偏离的严重程度，以及不采取措施带来的可能后果的严重性，可将不符合分为两类：严重不符合和一般（轻微）不符合。

1）严重不符合

出现下情况之一，原则上可构成严重不符合项：

（1）体系出现系统性失效。如某一要素、某一关键过程重复出现失效现象，又未能采取有效的纠正措施加以消除，形成系统性失效。如受审核方安全处、生产处均出现了文件和资料控制方面的不符合，从而导致体系系统性失效。

（2）体系运行区域性失效。如某一部门现场所的全面失效现象，或者各层次、各部门出现失效。如公司内化学库出现了危害辨识、运行控制、培训、绩效测量与监测方面的不符合，造成该部门体系要素全面失效现象。

（3）造成严理的HSE危害，或潜在危害严重的HSE后果。

（4）企业违反法律、法规或其他要求的HSE行为较严重。

（5）一般不符合项没有按期纠正且未意识到。

（6）目标指标未实现，且没有通过评审采取必要的措施。

（7）第二类不符合事项仍未改善，即上一次审核中发现的第二类不符合项，至今仍未采取有效措施加以整改的，即判为第一类不符合项。

（8）复评时，无持续改善HSE绩效证据。

2）一般（轻微）不符合

出现下列情况之一，原则上可构成一般不符合项：

（1）对满足HSE管理体系要素或体系文件的要求而言，是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的不符合。

（2）对保证所审核范围的体系而言，是次要的问题。

严重不符合和一般不符合性质的判定，对审核结论有决定性的影响，对受审核方能否通过HSE管理体系认证起着关键作用。因此审核组在判定不符合性质时要特别谨慎，对于可能成为严重不符合项的审核发现，审核组长一定要认真对待、反复核实。

3）观察项

指系统或程序有潜在的不恰当，以及具有潜在的风险的事项，这些事项有变成不符合的趋势，只是审核员掌握的证据暂不足。这类问题可作为观察项处理，可以用书面或口头的形式向受审核方提出。

对于观察项，一般不要求受审核方提出限期整改方案，与无需跟踪验证，只要求对方引起注意，对可能的风险所有准备并加以预防和纠正，观察项一般不计入审核报告和审核结论中。

如果某企业出现严重的不符合项，在受审核方未采取有效的措施前，认证机构不应推荐注册。

对出现轻微不符合事项的企业，应不影响推荐注册、但对轻微不符合项，受审核方也要在认证机构规定时间内提出整改方案，采取有效措施，并经认证机构跟踪确定符合后，才推荐注册。

对于观察事项，一般要求受审核方提出限期整改方案，审核无需跟踪验证，只要求对方引起关注，对可能的风险有所准备并加以预防和纠正。观察项，一般也不计入审核报告和审核结论中。

4．不符合报告的编写

编写不符合报告，是审核员必须掌握的基本技能。

1）不符合报告的内容

（1）受审核方名称及负责人；

（2）不符合事实描述；

（3）审核准则；

（4）不符合判据及条款号；

（5）不符合性质的判定；

（6）审核员姓名及开具日期；

（7）受审核方代表确认及签名；

（8）采取的纠正预防措施及完成日期；

（9）纠正措施完成情况及验证。

2）对不符合事实的描述的要点

（1）准确地描述客观事实，证据充分确凿，依据清楚。包括时间、地点、人物（注明职务或职称，不提姓名）、何种情况等。

（2）写出必要的细节，使其具有可重查性和可追溯性。

（3）语言简明精练，概括不符合的核心问题。

（4）观点、结论要从描述的事实中自然流露，不要光写结论，不写事实。

（5）尽可能使用规范术语（如标准或体系文件术语）。

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审核报告是审核工作的主要成果，是HSE体系认证决策的依据，它提供了审核观察结果的可追溯性及审核中对依据标准条款所展开的信息。一般在审核组撤离审核现场后编写，也有的审核机构在审核现场形成报告，作法不尽统一。审核组在编写审核报告前，应认真分析体系文件、审核记录，进行汇总和整理，以此为据，完整、准确地对认证审核结果作出描述，对HSE管理体系的有效性作出评价。

    审核报告由审核组长编写，或在审核组长的指导下由组成员编写，审核组长对审核报告的准确性与完整性负责。

    1．汇总审核文件

    在编制审核报告前，审核组应收集、整理所有有关件文件记录。一方面这些文件和记录是编写审核报告的基础，另一方面这些文件记录也应与审核报告一起归档。应汇总的文件记录包括：

    （1）认证申请书；

    （2）审核计划及审核报告；

    （3）文件审核报告；

    （4）审核检查表；

    （5）不符合报告；

    （6）不符合报告分布表；

    （7）纠正措施及验证报告；

    （8）首、末次会议签到表；

    （9）受审核方的资格及背景材料。

    2．编制审核报告

    （1）受审核方基本情况：包括受审核方名称、地址、主要产品、活动或服务的内容，企业的规模、危害和影响因素的特点。

    （2）受审核方HSE管理体系概述：；包括体系建立与运行时间，文件结构及整体情况。

    （3）审核概况：审核情况应包括。

    ①文件审核概述；

    ②审核概述；

    ③审核类型、目的、范围、依据、方式；

    ④审核日期、分工、日程安排及审核过程；

    ⑤认证机构及审核组成员（姓名、资格、审核工作职务）；

    ⑥审核发现；

    ⑦不符合项的统计分析。

    （4）审核总结与评价：

    ①文件化体系与体系标准的符合程度，即受审核方的HSE管理体系符合SY/T6276—1997标准的情况；

    ②文件化体系的实施有效程度；

    ③法律、法规和其他要求的遵守情况；

    ④发现和改进体系运行问题的机制情况；

    ⑤体系存的主要问题。

    ⑥审核结论。

    ⑦推荐认证注册。审核发现若干一般不符合项，对所有不符合项可采取纠正措施，验证有效。

    ⑧推迟推荐认证注册。审核发现若干一般不符合项和个别严重不符合，在规定期限内可采取有效纠正措施，个别要素和部门需要现场跟踪审核。

    ⑨不推荐认证注册。发现多个严重不符合项，造成体系运行失效，并在短期内不能采取有效纠正措施。

    审核报告由审核组签名，并提交认证机构作为认证决定评审的材料。评审后的审核报告正式发布，认证机构按计划分发。审核报告属秘密文件，审核员和收到审核报告的各方应为受审核方保守机密。

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天空的龙

学习中，谢谢楼主上传资料