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审核员,不是材料收集员,更不是复印员!

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发表于 2014-12-5 21:02 | 显示全部楼层 |阅读模式
审核员,不是材料收集员,更不是复印员!            

审核是基于审核准则的一种现场评估,现场审核要依据审核准则,对审核证据进行评价,不能只收集,不做评价。所以说,审核员,不是材料收集员,更不是复印员。




审核过程中,审核员总是在检查表中记录了所收集到的、已证实的与审核目的、范围和准则有关的现场审核的记录,这是收集审核证据并形成审核发现全过程的文字记载,也是认证机构作出认证决定的依据。审核记录可以有多种载体,包括书面记录、电子记录、电子数码图像、照片、复印件、标识图形或它们的组合。审核过程中,涉及到企业资质,法定要求必备的许可证明,以及收集到的审核证据有时抄写很不方便时,复印后作为记录的附件是可以的。

然而,实际审核过程中,有的审核员的检查表的记录中附有大量复印件,甚至复印件页数大大超过手写记录的页数。例如,有的审核员把企业获得CCC认证证书的检验报告(多达上百页)全部复印后附在审核记录中。这些现象,在实际审核过程中并不鲜见。审核是基于审核准则的一种现场评估,现场审核要依据审核准则,对审核证据进行评价,不能只收集,不做评价。

审核员不是材料收集员,更不是复印员。认证机构的审核员均经过相应的评价,具备审核能力。为什么会出现这种现象呢?笔者就上述现象产生的原因进行分析,希望引起同行们的重视,共同规范认证审核行为。

原因之一:审核员知识、能力不足,专业审核员不具备专业能力

虽然认证机构对审核员均进行了相应的评价,对审核员的学历和工作经历也提出了要求,但是不客气的说有的专业审核员只有专业代码,却没有专业能力,其审核水平、专业水平、文字表达水平等明显地不能满足要求。

例如,某审核员在审核钢结构工程安装施工项目部中,检查表的记录描述了验收记录具体详见复印件,但是钢结构验收记录抽样不具有代表性,如地脚螺栓、钢柱安装、钢梁吊装及校正,高强螺栓复试等均未见。即便是这些验收记录都随审核记录复印了,是否就满足要求了?

有的审核员复印受审核方的产品出厂检验报告,但报告中只有检测结果,无出厂标准值。这种报告不能作为产品出厂合格的证据,必须同时附有出厂检验标准才能给出判断。事实上,我们需要的是审核员针对这些受审核方的检验报告,做出判断,而不是需要复印一大堆资料给人看的。

原因之二:审核员的责任心欠缺

例如,有的审核员审核某建设施工项目部的检查表记录只有9页,而复印人员的资质证件居然多达54张A4纸,仔细观察这些人员证件的复印件,发现有几位特种作业人员证件在审核前1个月已经失效了,这些人员的证件是否复审有效?是否还在现场操作?证件失效人员是否变更?再如焊工脱离焊接生产岗位半年以上,重新进行操作时还应首先进行复试。这些在审核检查表的记录中都看不到描述,仅有这样一句“人员证件详见复印件”。显然,审核员现场取证时,责任心如果再强一点,工作再细心一点,是能够发现这些问题的。

显然,这些都是审核员自身的责任心问题,对收集到的证据不加分析就直接复印附上。如果审核员自身的责任心强,关注证据的真实性和有效性,是能够发现其中存在的问题,进而能够给受审核方提出一些有益的建议及改进意见。

原因之三:机构风险规避的问题

认证机构在对审核员进行评价,以及年度教育时都会对审核员提出要求,现场审核时尽量不大量复印材料,只是为了规避风险,才不得不复印留存一些必要的材料。但是实际操作中难免会存在一些问题。

例如,特种设备的检验,计量器具的检定,这些是质监部门稽查时重点关注的内容。现实情况中,有极个别的受审核方,出于经济利益的驱动,对于特种设备和计量器具,并未按国家法定的要求进行检验。现场审核时,受审核方会尽力的去申辩,说该设备已经停用了,甚至出具了加盖公章的停用声明。而审核员在现场审核结束后难以进一步追踪。如果质监部门的稽查中发现了受审核方这些未定期检验,或者是检验不合格特种设备,这时行政处罚的棒子不可避免的会落在认证机构身上。

实际上,除了上述证件之外,作为经营主体的企业,其营业执照、组织机构代码证等等,这些也可以通过网络查询核验其真实性和有效性,是否也需要审核员在现场逐一复印?

原因之四:机构案卷评定人员素养不足

笔者曾见到某机构的一位高级审核员,在现场审核检查表的记录中描述了受审核方监测设备检定合格的证据,包括了监测设备的型号规格,出厂编号,检定的时间,检定的结论,检定机构,检定证书的编号,检定的时间和检定的有效时间,同时说明了监测设备的种类和精度能满足产品检验要求,也详细记录了计量设备管理的其他符合性的证据。应该说,这样的记录已经足以说明问题了,但是他还是将检定证书的原件复印后附上。后来他给笔者道明缘由,原来,他曾经有份审核案卷,案卷评定人员给出了如下的审定意见:
检查表p18,“游标卡尺0-150㎜,检定时间2012.04.15,有效期1年;压力表0-2.5MPa,校准时间2012.04.15,有效期6个月”,2个计量器具超期未检定。

该案卷的实际审核时间是在2012年7月,计量器具怎么会超期未检定呢?审核员在审核记录中的描述也是清楚表明了计量器具并未出现超期未检定的情况。显然,案卷评定人员也许是走神了,开出了“乌龙”的审定意见,审核员为了避免不必要的麻烦,以后就把检定证书的原件核实后复印附上。

复印一大堆资料,浪费资源且不说,审核员和受审核方忙于复印资料,是否能有足够的精力和时间关注受审核方体系运行的有效性,关注审核的有效性呢?

审核员在审核过程中应准确地、公正地、简洁而又清晰地记下所收集到的各种证据,使记录真实可靠,必要时复印一些证据附上。这是审核员的重要职责,也是认证行业对审核员的职业要求。但是,我们审核不是去大量复印企业资料,其一是要考虑保守企业的秘密;其二是审核员是现场评价和判断,不是复印一堆资料给别人看;其三是浪费资源,不利于把有限的现场审核时间用在关注审核的有效性上。

审核员,不是材料收集员,更不是复印员,你同意吗?欢迎留言与认证君讨论。




发表于 2018-3-13 17:59 | 显示全部楼层
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