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征文选登 | 潘宗锰:内审外包,我看行!

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发表于 2017-7-5 20:10 | 显示全部楼层 |阅读模式
征文选登 | 潘宗锰:内审外包,我看行!
2017-07-04 中国认证认可






北京电台质量管理工作组  潘宗锰



把内审工作“外包”出去?
初看到这样一个话题,是否会让大家感到诧异?当很多通过ISO9001质量管理体系认证的企业,对于内审已感觉疲倦的时候,如何将这一工作真正落到实处;如何借助可以借助的力量,以一种崭新的方式获取最大效益?这,或许是一个可以探讨的话题。

[个案介绍]

2016年8月18日至23日,在方圆标志认证集团有限公司的协调下,北京电台质量管理工作组协助首都博物馆贯标办,圆满完成了首博2016年度内审工作,这是一次崭新而又有益的尝试。北京电台、首都博物馆同为北京市委宣传部所属文化事业单位,二者在工作性质上有许多相同之处;分别于2003年、2011年,通过了ISO9001质量管理体系认证,均为方圆标志认证集团的客户。

2016年上半年,首都博物馆成功举办了“海昏侯考古展”、“妇好墓特展”两个极具社会影响力的大型展览,占用了大量人力、物力。为此,首博方面设想引入外部力量,共同来完成质量管理体系的内审工作,并借助外力有效地推进质量管理体系的建设,经方圆标志集团介绍,联系到北京电台质量管理工作组。北京电台2003年11月通过ISO9001质量管理体系认证,是全国首家整体通过认证的省市级新闻媒体,经过十余年的努力,目前北京电台拥有200余位内审员,其中骨干力量将近50人。双方经过协商和大量的沟通之后,确定首都博物馆2016年度质量管理体系内审工作,于8月18日至23日进行,北京电台质量管理工作组选派了7名内审员骨干,组建了四个审核小组,对首都博物馆管理层及所属14个部门实施了现场内部审核工作,同时,审核组还邀请了两名专职审核员对现场审核进行了监督。8月23日末次会的举行,标志着这次具有创新意义的内审工作顺利结束。

此次内审工作的依据是:ISO9001:2008版标准、首都博物馆A/0版《质量手册》,以及其现有《程序文件》、规章制度、部门职责、作业指导书和半年工作总结。通过审核,审核组未开具“不合格”和“观察项”,但根据一些潜在的问题提出改进建议项35个,涉及到从记录表格、基础资源提供到供应商的选择等

管理工作的各个层面。首都博物馆方面表示:北京电台审核组对首博质量管理体系的审核是全面的,审核中提出的改进建议项是中肯的,对于首博改进管理工作具有建设性的意义。同时,与往年相比,这种全新的“以他山之石攻玉”的引入式内部审核,是一种大胆有益的尝试。北京电台审核组的积极态度、审核方式的多样性,对首博今后的质量管理体系建设工作,具有指导作用。

[操作的可行性]

或许上述只是一个尚不够成熟的案例,但在性质相近的企业(组织)间,开展内审工作“外包”是可行的,而且对质量管理体系建设有着良好的促进作用。ISO9001质量管理体系认证属于非强制认证范围,很多企业在取得证书后,是否持续保持,是一个巨大的变量。以广电行业为例,目前保持认证的组织包括:北京人民广播电台、浙江交通之声、北京广播电视台本部、北广传媒移动电视公司、北京广播电视影视新闻出版局技术监测中心等;通过认证,而又放弃的包括:中央电视台新闻评论部、黑龙江电视台、上海文广娱乐资讯频道、三峡电视台、湖南广播电台(文件完成后,放弃了取证)以及完成咨询未最终取证的湖南人民广播电台等。如何让企业真正认识到质量管理体系对提升管理工作水平的认知、如何避免实际工作中的“两张皮”现象,在现实工作中,形式的多样性,特别是引入外力,是一种值得尝试的有效手段。

内审不同于外审,过于定式的内审工作会出现这样一些问题:

1.审核员都出自组织内部,部门间、人员间相对比较了解,审核员对于工作中存在的问题,碍于情面能不说就不说,导致了问题的积压,得不到解决;

2.内审形式比较固定、呆板,造成员工对内审工作的漠视,进而形成内审工作“走过场”,长此以往就失去了内审工作的本意;

3.内审工作程序得不到贯彻,组织工作从一开始便陷入一种混沌状态:计划残缺、审核组人员搭配不合理、内审员素质参差不齐、审核程序混乱等等,导致内审工作很难取得有效结果。

在这样的情况之下,引入外力,特别是引入一个比较成熟的团队,对内审工作起到一个指导、示范的作用,同时,注重加强自身内审员队伍建设,在某种程度上来讲是很有必要的。

[操作的程序]

内审不同于外审,请别人来做内审,与自我审核、外审更有很大差别。其工作程序大致包括这样几项内容:

内审方案的确定:两个企业不相隶属,或许只是在工作性质上有相近之处,如果想顺利的完成这样一项“外包”工作,两个企业的质量管理部门必须通过沟通、反复研究,寻找契合点,形成适合的《内审工作方案》,还应有必要的方案设计说明;

内审员的准备:内审员对标准的驾驭能力,是无法与专职审核员相比的。因而“内审”工作的外包服务方,必须精准的选择参与工作的内审员,一是熟悉标准,二是语言表达能力强,三是思辨能力强,四是目光敏锐,或许还有五、六或者更多;

前期材料的准备:受审核企业要向外包方提供《质量管理手册》、《程序文件》、《岗位职责》、《规章制度汇编》、相关部门《作业指导书》以及《工作总结》等;
审核方式的确定:审核小组自我讨论、与受审核部门之间的先行沟通,彼此就审核方式达成共识;

对风险的预估:作为外人去审核别人,对方可能在心理上、实际行动中会有抵触情绪,导致审核工作无法顺利进行,对于此类情况,审核小组需有事前评估和应对的办法;

审核意见的提出:形成审核意见往往是一个敏感的话题,既要提出问题,同时还要照顾对方的情绪,这是技巧性问题,需要长期摸索;
内审报告的形成:审核结束后,外包服务方需向受审核企业提供完备的内审资料,特别是内审工作报告,这在很大程度上与外审相类似。

[认证公司的作用]

要实现内审工作“外包”,认证公司担负这很重要的协调、服务职能。从实际情况看,主要包括这样几项工作:

定期开展客户联谊活动:必要联谊可以使客户间增进了解。现实中,认证公司的客户往往是孤立的个体,除了与认证公司联系外,难得与平行企业有交流的机会。

认证公司对客户进行细分:一是将工作性质相近的企业归类,有侧重的为他们提供交流、沟通的机会;二是善于掌握客户体系建设的现状,认真了解他们改

进体系建设的需求;三是为客户做好内审工作,提出合理化建议;四是鼓励客户在内审工作中勇于尝试新的方法和样态;五是对内审外包服务提供便利,例如派出审核员进行监督、指导等。

发表于 2018-4-17 14:49 | 显示全部楼层
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