如何做好订单接入时的管控，保障生产顺利进行？

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如何做好订单接入时的管控，保障生产顺利进行？

原创 朗欧企管  2018-05-16

作者 张应春

如何做好订单接入时的管控？

来自朗欧企管

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订单

导读：订单是连接客户与企业的纽带，客户的抱怨、投诉大多源于不恰当的订单处理，比如，订单信息的不准确或不健全造成生产出来的产品并不是客户所需要的产品或导致交期延误等。

很多企业没有将订单进入的时候当成工厂生产管理的一个重点节点来进行控制，导致订单资料不全、客户要求不明确、产品包装资料不完整、交期不明确等问题经常发生，无形中造成客户流失。因此，今天本文将与你探讨如何做好订单接入时候的管控，保障生产顺利进行？

近段时间，我在企业走访、调研的过程当中发现，在消费升级，越来越追求产品个性化定制的大背景下，一些结构性的定制型企业，他们的订单模式也由原来的小批次、多批量转化成了多批次、小批量。比如，家具企业、五金企业等，对于这些定制型的企业，做好订单管控工作显得尤为重要。

什么是结构性的定制？我在山东一家生产“街景电车”的企业中看到，这些“电车”的功能没有发生多大的变化，不同的是在一些结构件上，有长一点的，有短一点的，有增加一个柜体的。这一类型企业最容易出现错误的地方就是生产图纸，产品的尺寸、部件加工的尺寸往往在组装时会出现很多尺寸不匹配的现象，出现大量的结构性问题。

那么，究竟如何才能做好企业的订单管控，保障生产顺利进行呢？在这里，我给你6个建议：

1、业务接单信息的确认

这一个控制动作对于企业来说是非常关键的，特别是结构性定制型企业要特别注意。当订单接入的时候，业务要跟客户确认好订单信息，比如包材信息、产品的结构性功能信息、产品的尺寸以及性能信息，这些信息都是需要业务在接单的过程当中，深入了解的内容，然后还要根据企业的生产能力做一些评估等方面的工作。

在订单接入的时候，业务跟客户之间要做一个确认书，确认书里边的内容包括产品的性能、数量、规格等。每一家企业可以根据产品的不同做不同类型的确认书，将相对常规化的部件和尺寸明确出来，像家具企业，你可以分为班台、小柜、文件柜等方面；像五金企业，你可以分为底盘、外观、包装等方面，然后可以用非常标准化的表单把这些内容标识出来。

再比如，做门的企业，你有什么样的门头，什么样的门扇，多大的门框，多厚的板材？都可以让技术部用标准化的表单把这些内容标识出来，然后业务部在跟客户沟通的时候，就能够像做设备点检一样，一项一项地跟客户进行确认。

2、产品的评审和确认

很多企业的业务团队，对企业的技术了解，产品了解，并没有那么专业，所以在了解到了客户的需求以后，业务从客户那里拿到订单以后，要跟技术部、生产部进行产品的评审和确认工作。从技术层面、质量要求层面、生产工艺操作层面来对产品进行评审和确认，从而明确这个订单中的产品能不能做，需要注意的方面有哪些？

3、业务将技术、品质、生产部门的

确认结果跟客户进行再确认

业务将订单信息跟技术、品质、生产部门确认以后，要将确认后的结果及时地跟客户进行有效的沟通。沟通完以后，要让客户在订单确认书上签字，这样再次的沟通和确认，也就是责任的划分。我曾经多次看到企业在产品生产的过程当中，还在跟客户商讨产品变动的问题，确实很多时候是客户突然变动，但是通过分析，朗欧老师发现，责任不清是最主要的问题。很多时候，业务讲客户在变，而业务本身对客户的需求并没有精准理解，退一步讲，就算是客户在变动，业务只是起到传达的作用，也会给企业的生产造成非常大的浪费。

所以，业务将技术、品质、生产部门的确认结果跟客户进行再确认是非常必要的。如果这样做了以后，再出现变动，是客户变动，客户就应该承担返工的费用，是业务部门没有了解到客户的需求，业务部就应该承担这个责任，是品质、技术、研发以及生产部门没有做好相关的确认工作，这些职能部门就应该承担订单更改的责任。

4、召开产品评审会

召开产品评审会，是每一个定制型企业必须要开的会议。有些企业把产品评审会跟生产协调会合在一起开，在生产协调会结束后花10-20分钟的时间召开产品评审会，这些方式都是可以的，很多企业称之为新品通气会、产品发布会等。

某个订单接入以后，产品的特性以及要求确认好以后，跟大家做一个通报，一方面可以让客户的需求能够有效地传达下去，另一方面也算是针对这些产品做一个简单的培训。从而最大程度上避免产品从订单接入到出库的这个过程中，因为沟通不畅、信息确认错误而造成产品的不断更改，不断调整。

5、将非标标准化

非标标准化，是很多企业，特别是结构性定制型企业需要做的关键一步。比如，做家具的企业，很多客户需要定制产品，因为房间的高矮、大小不同，他需要的柜子尺寸就不同；再比如，做门的企业，每一户所需要门的高度、宽窄以及花型都可能不一样，这样的产品如何才能顺利生产呢？企业要做的就是将这些产品里面的常规部件进行标准化，像家具产品里面的小柜子等部件，这些部件都是可以标准化的。

在设计的时候要刻意去做这样的设计，同时业务在跟客户沟通交流的时候也要将这些标准的部件提供给客户，让客户选配。产品外面的尺寸可以定制，但里面的标准部件是拼接性的，用标准件的拼接而达到客户需求的定制。

这是从长远的角度来看，企业需要去做的一个重要工作，这就要求业务要跟研发、技术、生产部门进行有效的沟通和衔接。如果不能做好这个前期的工作，企业在后面的生产过程当中，就会出现产品频繁的更改，业务、生产、技术处理异常的时间会变得很长，从而拉长了企业的生产周期，拉低了企业的订单准交率，造成客户满意度下降，客户流失。

6、运用好3个基础表单和3个会议

（1）3个基础表单

NO1：《客户需求信息确认表》

这是前面我最开始讲的业务接单信息的确认，这些信息的确认表要做出来。

NO2：《技术部门的产品结构图》

产品的标准化图纸要做出来，这也是很多企业容易忽视的地方。如果你没有标准化的图纸，后面的工作就没法去做，异常频发，所以，企业的研发部一定要做出每一个产品的标准化图纸，从而有效减少经验主义所犯的错误。

NO3：《工艺流程图》

当产品的结构图纸做出来以后，还一定要做出来工艺流程图。朗欧老师在企业里面做管理咨询的时候，会对每个产品，每个部件做一个工艺流程卡，这样的流程卡就是根据技术部门、研发部门做的产品结构图而做的一个工艺图纸，把工艺图纸下发到车间，一步一步地去指导员工做好产品的每一个工序。

就像西服定制专家红领公司一样，由于每一件西服的尺寸都不一样，所以，他们在每一块布料上面，每一件衣服上面都做了一个图纸芯片，拿到操作台上以后，扫一扫芯片，电脑上就会显示你这个工序需要做的操作动作是什么，一目了然。这是企业容易忽视的，但也是必须要做的动作，一定要打破原来那种靠经验做事的习惯。

（2）3个会议

NO1：订单评审会

这个订单能不能做？有哪些特殊的要求？各个部门要怎么配合？订单评审会可以做到很好的对接。

NO2：产品通气会

或者也可以叫产品发布会，这是需要做好的。

NO3：产前说明会

产前要对这个产品进行说明，各个工序该怎么做，流转卡上都要有标准、标识。

这3张表、3个会议是企业做好订单接入时控制不可或缺的重要动作。

结语

只有你做好了这个前端的准备工作，才能避免在生产的过程中因为订单信息错误而造成生产浪费，管理者一定要从订单接入的时候开始重视，通过本文提出的5个步骤、3个表单、3个会议做好订单接入时的管控，这是生产之源。